「今日もミーティングかぁ。だるいなぁ」
「なんか最近なんのために会議してるのかよくわかんないんだよな」
そんなご意見とてもよく耳にします。
これってなぜ起こるのでしょうか。
僕は、ミーティングスキルに関してはすべての社会人が身につけるべきだと思っています。
この記事からは、皆さんの生産性向上を応援し、「効果的なミーティングを実現するための鉄則」をお伝えします。
目次でサクッと読む
はじめに 「ミーティングってめんどくさい」という方へ
【ミーティング】
比較的少人数で行う会合や意見共有の場。チームで一つのプロジェクトに取り組む、あるいは同じ目標を目指す際、ミーティングを行うことで、アプローチの手法や意志・情報共有を行うことができ、チーム内での共通認識を図り、円滑な遂行を実現することができる。
「ミーティングが面倒臭い」
「会議がつまらない」
そう感じる方は、おそらく良いミーティングができていないからかもしれません。
良い話し合いができなければ楽しくないのも当然です。生産性だって上がりませんし、やる気も削がれます。
話し合いのコツを知っているか知らないか。たったそれだけで同じ60分の会議で得られる情報や成果物は大きく異なるといっても過言ではありません。
効果的なミーティングにするために意識すべきこと
質の高いミーティングを行うと、生産性向上に近づきます。
反対に、質の低いミーティングは
- モチベーション低下
- 時間の浪費
- 意見と認識の不一致
- 疲労感・不快感
へとつながってしまいます。こんな気分になりたくないよね。
たかがミーティングと思うかもしれませんが、ミーティングはちょっとした工夫をすることで非常に有意義な機会になるのです。
でもほとんどの会議・ミーティングシーンを見かけると、大多数の方が「あること」を疎かにしてしまいがち。
断言しますが、質の低いミーティングなんていくらやっても無駄オブザ無駄。
では、有意義なミーティングはどうやって実現できるのでしょうか。
有意義なミーティングを行うために大切な６つの心得
それでは今から６つほどノウハウをお伝えします。ミーティングの際に意識してみましょう。
ゴール意識を持つ
それでは、ミーティングの目的って何ですか？
「意見を出し合う・・・？」
「話をまとめて整理する・・・？」
「全員の報告を聞く・・・？」
実はこれら全てゴールにたどり着くための手段です。
「一つの答えを導き出すこと」をゴールに考えなければ、ただ時間をダラダラと浪費するお話し合いにすぎません。
話し合いにおいて「目的＝ゴール」を明確にし、全員でこれを共有することが良いミーティングを行う秘訣です。
どうしても話がまとまらない時は、何が原因でまとまらないのかを明確にし、次回のミーティングには改善すること。
全員で話し合うということは、「自分以外の誰かから時間を頂いている」という意識を忘れてはなりませんね。
タイムマネジメントは絶対に必要
「今日のミーティングは話がまとまるまでです・・・！」
こんなミーティング嫌じゃないですか？ビジネスシーンにおいては非効率です。こんな話し合いをするのはギリシャの哲学者くらいです。
質の高いミーティングをする際に、絶対に欠かせないのは時間意識。
何分程度の会議なのかを事前に決める事。
もちろんテーマに対して適切な時間を設けましょう。年間の目標設定会議が10分では短すぎますし、180分では長すぎますよね。
ポイントは、議題を30分区切りで行う事。30分より長引くと大多数の人は集中力が切れてくるので、60分を想定する際は、間に5分程度の休憩を挟みましょう。
ざっくばらんすぎる長時間会議や、ダラダラ発言しまくる会議は効果が薄いです。
メリハリつけましょう。
ブレストを全員が共有すること
ブレストとは、ブレーンストーミングの略。
参加者が頭の中に描く複数の意見を掛け合わせて答えを導く出すミーティング手法です。参加者全員がブレストに参加する必要がありますし、出たアイデアを共有する必要もあります。
だからこそホワイトボードで意見集約したり、書記を設けることでブレストの精度を高め共有します。
発言力のある人主導になりすぎると、一部の意見に流れていってしまいます。
異なる視点からの意見も集約しまとめられるよう「視覚的共有」を意識しましょう。
共有できないミーティングは認識の差が生じトラブルの原因に。更にアイデアが出てもまとまらないので実現可能性も低い・・・という悪循環です。
話しやすい雰囲気は参加者全員で作る
話しやすい雰囲気は誰でも作れることをご存知ですか？
冗談はさておき、話しやすい雰囲気づくりのポイントは「肯定」と「姿勢」です。
「肯定」
カウンセリングと基本は変わりません。相手の言ったことに対して否定の言葉を使わない。相手の話を遮らない。異なる意見は肯定のクッション言葉とセットで使う。
「あなたの発言を受け入れますよ」というスタンスを明らかにすることが大切です。誰だって自分の意見を否定されたら嫌な気持ちになりますよね。
こうした肯定の言葉が溢れるミーティングは発現しやすい空気が蔓延し、様々な意見が飛び交うようになります。
「姿勢」
すなわち、「聞く姿勢」です。相手が話している時、あなたはどんな姿勢で聞きますか？
例えば視線。ずっと下を向いていたり、ずっと資料を見ながら話を聞かれたら、あなたもあまり良い気はしませんよね？暖かく相手の視線に合わせてあげることを心がけましょう。
そして、うなずきと相槌。相手の話を聞いていますよ〜という意思表示です。無言で聞くのではなく、せめてうなずきながら、聞く姿勢を意識しましょう。
「肯定」と「姿勢」。これがあるかないかはめっちゃ大事で、ミーティングの雰囲気に大きく影響します。
緊張感をほぐすために軽いストレッチや頭の体操を入れるのも効果的です。
年次の浅い者が司会を行う
ミーティング参加者の中で、年次が高い人が話を進めてしまうと、年次の浅い人たちは意見の発言がしにくくなりがち。
また、遠慮や同調も発生しやすいこともあります。これって良い意見が出にくいですよね。
話を進め、その場を仕切るのは年次の浅い方に一任しましょう。
ご自分が参加者の中で年次が上ならば、話の全体像を俯瞰し、脱線の防止やタイムマネジメントに気を配ってみてはいかがでしょうか。ご自分の年次が浅い方ならば、思い切って司会に立候補したり、アイデアパーソンとして意見を出していきましょう。
発現しやすい環境は参加者全員が作ること。これを忘れずに。
若手に当事者意識が芽生え、精神的な成長も期待できる手法です。
ミーティングは「導入」と「まとめ」が大切
実は非常に重要性の高いフェーズは「最初」と「最後」です。
「最初＝導入」では、いかに事前に全員が同じ課題を共有できているかがポイントになります。導入時点で話に追いついていない者がいたとすれば、その人は同じ目線から意見を発信することはできませんよね。
視点を共有するためには、事前準備としてレジュメを配布しておいたり、議題を事前共有しておく必要があります。導入時点で全員が同じステージに立っているかを確認しましょう。
また、「最後＝まとめ」では必ず行うべきことがあります。それは「共通理解」。
自分だけが分かったつもりになって解散するのはNGなミーティング。話のまとめや今後の方向性は非常に重要なことなので、再確認して全員が共通認識を持てるように工夫しましょう。
まとめ
僕は以前、生産性の低いミーティングに何度も出会いました。4〜５人の定期MTGは大抵時間がオーバーしてしまうんです。
「うわぁ、他にもやりたいことあるのになぁ」
「これ以上話したところで話はまとまらねーよ・・・」
と思いながら会議に参加。
「あれ？この時間って生産性低くね？」って思ったわけです。ミーティングは有意義でなくてはなりません。あなたの周りに「相手の時間を奪うだけのミーティング」があるならば積極的に変えていきましょう。自己満足で成立するシコシコミーティングからは何も生まれません。
みんなで共通認識を持って意見を出し合うからこそ、ミーティングは行う意味と価値があるのです。
それでは今回はここまで。
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